¿Eres de los que tiene montañas de fichas y papeles desperdigados por los cajones y la mesa de trabajo? Si es así, en 4HomeMenaje te vamos a compartir 10 consejos sobre cómo mantener ordenados tus documentos en archivos de oficina.
Y es que un entorno laboral ordenado y limpio es fundamental, de lo contrario, si tienes los papeles de cualquier manera, a la hora de la verdad pierdes el tiempo buscando lo que necesitas, algunos documentos pueden extraviarse o romperse y, además, tu despacho se ve desordenado.
No dejes que esto ocurra, ¡toma nota de los siguientes tips para organizar todos tus documentos!
Importancia de Tener Documentos bien Ordenados en tu Oficina
Antes queremos recordar que tener los documentos de oficina ordenados es más que una cuestión de estética: es una necesidad funcional. Un sistema de archivo eficiente mejora la productividad dado que te permite acceder rápidamente a los documentos necesarios. No tener que buscar papeles perdidos ahorra tiempo valioso y también reduce el estrés.
Además, mantener tus documentos bien organizados, te facilitará cumplir con normativas legales y estarás preparado ante cualquier posible auditoría cuando se presente.
Un orden adecuado asegura que toda la documentación relevante esté disponible y accesible cuando se necesite, evitando posibles retrasos, sanciones o problemas legales. Por eso, mantener la eficiencia en la oficina se logra con un buen sistema de archivo.
10 Pasos para Mantener Ordenados tus Documentos en Archivadores de Oficina
1. Clasificación de Documentos
Este es el primer paso para un sistema de archivo eficiente. Es importante clasificar los documentos por tipo o función, ya que esto facilita el acceso y el seguimiento. Hay diferentes maneras de organizarlos, aunque las clasificaciones más comunes son:
- Alfabética: Organiza por nombre de cliente o empresa
- Cronológica: Ordena según la fecha
- Por proyectos: Agrupa documentos relacionados con trabajos o servicios específicos
2. Usar Etiquetas
Para mantener tus documentos ordenados, lo ideal es etiquetar tanto los archivadores y carpetas como las subcarpetas. Utilizando un sistema de etiquetado claro y conciso no solo ahorrarás tiempo, sino que no te frustrarás al buscar ese papel que necesitas. Aquí te dejamos algunos consejos para tus etiquetas:
- Usa etiquetas legibles y resistentes
- Sé breve pero específico
- Incluye categorías o fechas para mayor claridad
3. Archivar Regularmente
Uno de los errores más comunes es dejar que los papeles se acumulen sin llevar ningún orden antes de archivarlos. ¿Cierto? Por eso, es importante archivar documentos regularmente para evitar el desorden y asegurar que tu sistema de archivo sea manejable.
¿Con qué frecuencia deberías archivar? Esto puede depender del volumen de papeleo que manejes, pero, en general, una práctica semanal suele ser efectiva. Establece un día específico de la semana para organizar tus documentos y conviértelo en un hábito para mantener todo en orden.
4. Colores por Categorías
Usar códigos de colores para clasificar diferentes categorías puede mejorar significativamente la organización de tus documentos en los archivadores de oficina. Y es que los colores son un sistema más visual que captan rápidamente tu atención siendo más fácil identificar tus archivos.
Por ejemplo, puedes usar el amarillo para documentos financieros y el azul para clientes. Ya verás, compruébalo tú mismo, obtendrás más visibilidad, acceso rápido y, además, estéticamente tus archivadores lucirán más atractivos.
5. Implementación de un Sistema Digital
Quizás seas de la antigua usanza y prefieras los archivadores físicos, pero combinar este sistema con formatos digitales ofrece varias ventajas, como disponer de una copia de seguridad y fácil acceso desde cualquier lugar. Del mismo modo, mejorará la eficiencia para mantener ordenados tus documentos y ahorrarás espacio físico.
Para guardar y ordenar tus archivos digitalmente, puedes usar softwares como Google Drive, Dropbox, o Evernote. Estas herramientas te permiten compartir documentos fácilmente e ingresar a ellos desde cualquier dispositivo, así siempre estarás preparado.
6. Revisión Periódica de Documentos
No olvides revisar y purgar documentos obsoletos de vez en cuando, de lo contrario, lo único que conseguirás es ocupar espacio con papeles innecesarios y complicar el acceso de los documentos importantes. Aquí te dejamos un ejemplo de cómo revisar tus papeles para mantener tus documentos ordenados en tus archivadores de oficina:
- Evalúa: Decide qué documentos ya no son necesarios, aquellos con fechas antiguas; proyectos acabados y zanjados…
- Elimina: Deshazte de los papeles obsoletos de manera segura (recomendable usar una trituradora de papeles)
- Actualiza: Ahora, fíjate que la información restante esté al día
Realizar esta revisión al menos una vez al año te ayudará a mantener un sistema de archivo funcional y libre de desorden.
7. Asignación de Responsabilidades
Al ser posible, es preferible delegar a una persona la organización de documentos, y que ésta se encargue de archivar, revisar y mantener el orden.
Puedes asignar a alguien como “responsable de archivo”, que supervise que todo el proceso se lleve a cabo correctamente. Esta persona también ayudará a identificar y resolver problemas potenciales antes de que se conviertan en un obstáculo.
8. Optimización del Espacio de Archivo
Otro consejo para mantener tus documentos ordenados en tus archivadores, es organizar el espacio físico disponible para maximizar la capacidad de almacenamiento y obtener un buen aspecto visual. Aquí tienes algunos tips para optimizar cada centímetro de tu oficina:
- Utiliza estanterías ajustables: No uses únicamente muebles bajos, aprovecha la altura para el almacenamiento
- Usa siempre que puedas archivadores en vertical: Evita el uso innecesario de espacio horizontal
- Deshazte de los archivadores vacíos: Sólo ocupan espacio
9. Creación de un Índice o Guía
Tener un índice maestro para todos los documentos es increíblemente útil. Este índice sirve de guía para saber exactamente dónde se encuentra cada papel y así no perder el tiempo buscando. Aquí tienes algunos pasos para crear un índice efectivo:
- Lista de Clasificación: Define las categorías principales
- Subcategorías: Añade detalles adicionales cuando sea necesario para que exista un orden dentro de cada categoría
- Referencias Cruzadas: Incluye referencias para facilitar el acceso
10. Seguridad y Protección de Documentos
Implementar medidas de seguridad es útil tanto para proteger cualquier información confidencial como para mantener ordenados tus documentos más importantes. El objetivo es evitar accesos no autorizados y proteger tus archivos. Algunas tecnologías de seguridad que puedes instaurar en tu oficina con:
- Cajas fuertes o archivadores cerrados (con llave): Para documentos físicos importantes
- Contraseñas y cifrado: En el caso de las carpetas digitales
Implementando estos 10 consejos para mantener tus documentos ordenados con archivadores de oficina, transformarás radicalmente tu entorno de trabajo. Mejorarás la organización y la eficiencia, lo que te permitirá concentrarte en las tareas más importantes.
En 4HomeMenaje, te invitamos a poner en práctica estas recomendaciones y descubrir por ti mismo cómo un sistema de archivo bien estructurado te ayuda a simplificar tus trabajo diario. Empieza hoy mismo a optimizar tu oficina y a organizar tus papeles. ¡Disfruta de los beneficios de un ambiente ordenado y eficiente!